Keresés

Adatkezelési szabályzat

Az UWC Magyarországi Egyesületének ösztöndíj-pályázati adatkezelési szabályzata

Szabályzat célja: az egyesület ösztöndíjpályázatai során az egyesület birtokába kerülő, az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény hatálya alá tartozó adatok (a továbbiakban: Adatok) kezelésének szabályozása.

Alapelvek:

  1. Az egyesület kizárólag az ösztöndíj-pályázat céljaihoz szükséges Adatok megadását kéri
  2. Az egyesület a pályázati tevékenység kapcsán különböző személyektől különböző Adatok megadását kérheti, és ezeket különböző (akár határozatlan) időtartamokig, különböző módokon kezeli
  3. Az Adatok birtokosait a rájuk vonatkozó egyesületi adatkezelési szabályokról minden esetben az Adatok megadása előtt tájékoztatni kell, az adatkezelési szabályokhoz való hozzájárulásukat rögzíteni kell
  4. 18 évnél fiatalabb és/vagy korlátozottan cselekvőképes személyek esetében az adatok tárolásához és kezeléséhez legalább egy szülőnek vagy törvényes képviselőnek is hozzá kell járulnia
  5. Az egyesület az Adatokat kizárólag a jelen szabályzatban és az Adat birtokosa számára adott tájékoztatásban megjelölt időtartamban kezeli, és az ezekben rögzített célokra használja fel
  6. Az egyesület a pályázati tevékenység kapcsán birtokába került Adatokat harmadik személyeknek nem adja ki (kivéve, ha erre jogszabály vagy hatóság kötelezi), azokat harmadik személyekkel nem cseréli el, és nem értékesíti
  7. Az egyesület az ösztöndíjpályázat kapcsán birtokába került Adatok tárolása és kezelése során a tőle elvárható gondossággal jár el, azok tárolása során biztosítja, hogy az adatokhoz illetéktelen személyek ne juthassanak hozzá
  8. Az egyesület az ösztöndíjpályázat kapcsán birtokába került Adatokból a pályázati folyamatban válogatóként és szervezőként résztvevő munkatársai számára minden esetben kizárólag azon Adatokat teszi hozzáférhetővé, amelyek az adott munkatárs feladatainak elvégzéséhez feltétlenül szükségesek
  9. Az egyesület az Adatok kezelésében résztvevő, azokhoz hozzáférő munkatársai (fizetett alkalmazottak, választott tisztségviselők, megbízottak, vállalkozók, önkéntes segítők) jelen szabályzat előírásait magukra nézve kötelezőként ismerik el
  10. Az egyesület számára jelen szabályzat alapján Adatokat átadó személyek jogaira, tájékozódási, jogorvoslati és egyéb lehetőségeire az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény előírásai vonatkoznak
  11. Az egyesület az általa kezelt Adatokról a 2011. évi CXII. törvény előírásainak megfelelő módon és feltételekkel ad tájékoztatást az érintetteknek. Az egyesület az Adatokra és az adatkezelésre vonatkozóan minden naptári évben egyszeri tájékoztatást ingyenesen nyújt, ezt követően az adott naptári éven belül esetenként 1000 ft költségtérítés ellenében nyújt további tájékoztatást. A költségtérítés minden esetben előre fizetendő, az egyesület bankszámlájára történő átutalással. A költségtérítés kizárólag a 2011. évi CXII. törvény alapján, az egyesület által kezelt Adatokra vonatkozó tájékoztatás esetén fizetendő. Az egyesület a pályázati folyamattal, a pályázással kapcsolatban minden korlátozás nélkül, ingyenesen nyújt tájékoztatást a meghirdetett csatornákon.
  12. Az egyesület számára jelen szabályzat alapján Adatokat átadó személyek és törvényes képviselőik kijelentik, hogy a szabályzatot megismerték, az abban foglalt szabályokat elfogadják, és ezek ismeretében adják át adataikat, az adatok tárolására és kezelésére vonatkozóan jelen szabályzat előírásain kívüli igényekkel nem élnek

Azon személyek (érintettek) köre, akik adatait az egyesület az ösztöndíj-pályázati tevékenység során tárolja és kezeli:

1) Az ösztöndíj-pályázat elbírálásában résztvevő válogató- és szervező munkatársak 
2) Az ösztöndíj-pályázatra jelentkező diákok 
3) Az ösztöndíj-pályázatra jelentkező diákok szülei vagy törvényes gondviselői
4) Az ösztöndíj-pályázatra jelentkező diákok számára ajánlást készítő tanárok 
5) Az ösztöndíj-pályázattal kapcsolatban tájékoztatást kérő érdeklődők


Az egyes érintettek adatainak tárolására és kezelésére vonatkozó szabályok

1) Az ösztöndíj-pályázat elbírálásában résztvevő válogató- és szervező munkatársak

  1. Az ösztöndíj-pályázat elbírálásában résztvevő válogató- és szervező munkatársak adatait az egyesület határozatlan ideig tárolja, és az ösztöndíjpályázat körében saját céljaira és belátása szerint tetszőleges módon használhatja fel.

2) Az ösztöndíj-pályázatra jelentkező diákok

  1. Az ösztöndíj-pályázatra jelentkező diákok Adatai közül a jelentkezők beazonosítására alkalmas Adatokat (jelentkező neve, útlevélszáma, személyigazolvány száma, lakcímből és értesítési címből az utca és házszám, e-mail cím(ek), telefon- és fax- szám(ok)) az egyesület a pályázat benyújtását követő pályázati kiírás benyújtási határidejét követően harminc naptári napon belül, de legkésőbb a pályázat benyújtási határidejét követő naptári év március 31. napjáig törli. Az adatok tárolására azért van szükség, mert a jelentkezők két egymást követő évben is pályázhatnak ösztöndíjra, és az egyesület nyomon követi, hogy az újra jelentkező diákok a megelőző pályázati folyamatban melyik fordulóig jutottak el. Az Adatok tárolásában az egyesület nem különbözteti meg azon pályázókat, akik jogosultak egy következő pályázati folyamatban való részvételre, illetve azokat, akik nem jogosultak a jövőben pályázni. Abban az esetben is sor kerül az Adatok tárolására, ha a jelentkező az adott pályázati folyamatban jogosult utoljára pályázni. Az újra jelentkező diákok esetében a megadott adatok tárolására a jelen pontban rögzített határidőt úgy kell értelmezni, mintha a diák a második évben jelentkezett volna először.
  2. Az ösztöndíj-pályázatra jelentkező diákok Adatai közül a jelentkezők beazonosítására alkalmas Adatokon kívüli adatokat (születési hely és idő, lakcímből és értesítési címből a település neve és irányítószáma, a jelentkező iskolájának neve és címe, a jelentkező állampolgársága, a jelentkező magyarországi tanulmányi jogviszonyaira vonatkozó közlések, tanulmányi jogviszony kezdete a jelentkező jelenlegi iskolájával és a jelentkező pályázáskori évfolyama) az egyesület határozatlan ideig jogosult megtartani és jogosult saját céljaira, saját belátása szerint felhasználni. Ezen adatok tárolására és felhasználására a pályázati folyamathoz kapcsolódó statisztikák készítése és elemzése, nyilvános bemutatása, a további pályázatok tervezése érdekében van szükség.
  3. Az ösztöndíj-pályázatra jelentkező diákok Adatait az egyesület kizárólag a következő célokra használhatja föl:
    1. A diákok beazonosítása a pályázati folyamat során
    2. A diákok kiértesítése a pályázati folyamat egyes fordulóinak eredményeiről, illetve egyéb, a pályázati folyamathoz kapcsolódó kapcsolatfelvétel
    3. Az egyes pályázati fordulók megtervezése, szervezése és lebonyolítása, jelentkezők beosztása
    4. A diákok pályázatának elbírálása
    5. A pályázati folyamat során a diák számára az egyesület által vásárolt szolgáltatásokkal (ideértve, de nem kizárólagosan: étkezés, szállás, tömegközlekedés) kapcsolatos, a szolgáltatók által megkövetelt Adatok. A jelentkező és törvényes képviselője a jelentkezés benyújtásával és az adatvédelmi nyilatkozat elfogadásával felhatalmazza az egyesületet a jelentkező és a törvényes képviselő Adatainak ilyen esetekben történő átadására, és tudomásul veszi, hogy az egyesület az Adatokat ilyen esetekben külön értesítés és beleegyezés vagy jóváhagyás kérése nélkül adja át. Az ily módon szolgáltatók birtokába kerülő Adatokra az átadás pillanatától az adott szolgáltató adatkezelési szabályai vonatkoznak, amelyekkel kapcsolatban az egyesületet a jelentkező és a jelentkező törvényes képviselője minden felelősség alól felmenti.
    6. Az ösztöndíjra javasolt diákokkal kapcsolatos adatszolgáltatás az ösztöndíjat felajánló iskola (iskolák) számára: az egyesület jogosult az ösztöndíjra javasolt diákok és szüleik, törvényes képviselőik minden, az egyesület birtokába került Adatát és pályázatát külön értesítés és beleegyezés nélkül átadni az ösztöndíjat felajánló iskola (iskolák) számára. A jelentkezők és szüleik, törvényes képviselőik tudomásul veszik, hogy az egyesület ösztöndíjpályázatában elnyerhető ösztöndíjakat felajánló iskolák egy része az Európai Unión és az Európai Gazdasági Közösségen kívüli országokban működik. Az ily módon az iskolák birtokába kerülő Adatokra az átadás pillanatától az adott iskola adatkezelési szabályai vonatkoznak, amelyekkel kapcsolatban az egyesületet a jelentkező és a jelentkező törvényes képviselője minden felelősség alól felment.
  4. A pályázati folyamat keretében az egyesület a jelentkezők által kiválasztott tanároktól a jelentkezőről szóló ajánlást kérhet. Az egyesület fenntartja magának a jogot, hogy a pályázati folyamat során az egyesülethez interneten vagy egyéb módon eljuttatott ajánlásokkal kapcsolatban az ajánlásokat készítő tanárokkal kapcsolatba lépjen, és az ajánlások valódiságát leellenőrizze. A jelentkező jelen adatvédelmi nyilatkozat elfogadásával egyben az ajánlást készítő tanárokat is felhatalmazza, hogy az egyesületnek ebben a kérdéskörben felvilágosítást adjanak.
  5. Amennyiben a jelentkező a pályázati folyamat eredményeképp ösztöndíjhoz vagy egyéb oktatási vagy szabadidős programban való részvételi lehetőséghez jut, az egyesület jogosult a jelentkező Adatait minden további értesítés és a jelentkező, illetve törvényes képviselője hozzájárulása nélkül az egyesület diákjai és volt diákjai adatait tartalmazó nyilvántartásokba átvenni, és a jelentkezővel való kapcsolattartás érdekében határozatlan ideig tárolni és saját belátása szerint felhasználni.
  6. Az ösztöndíj-pályázatra jelentkező diákok által elektronikusan és papíron benyújtott pályamunkák tárolására és felhasználására a fenti szabályok vonatkoznak. A pályamunkákat az egyesület harmadik személyeknek nem adja ki, azokból nyilvánosan kizárólag a diák és (szükség esetén) a diák törvényes képviselőjének előzetes hozzájárulásával idéz, a diák és törvényes képviselője ezt a hozzájárulást indokolás és egyéb következmények nélkül megtagadhatja.
  7. Az ösztöndíj-pályázatra jelentkező diákok által papíron benyújtott pályamunkákat és az azokon rögzített Adatokat tárolási határidejük lejártakor az egyesület megsemmisíti. Az egyesület a diákok által papíron benyújtott pályamunkákat semmilyen esetben (ideértve, de nem kizárólag: visszavont pályázat, érvénytelen pályázat, nem továbbjutó pályázó) sem szolgáltatja vissza a pályázónak vagy a pályázó törvényes képviselőjének. A papíron benyújtott pályázatok és Adatok megsemmisítéséről az egyesület nem ad külön értesítést.
  8. Az ösztöndíj-pályázatra jelentkező diákok által elektronikus úton rögzített pályamunkákat és a jelentkező beazonosítására alkalmas Adatokat tárolási határidejük lejártakor az egyesület elektronikus rendszereiből visszavonhatatlanul törli. Az elektronikus úton rögzített pályázatok és Adatok megsemmisítéséről az egyesület nem ad külön értesítést.

3) Az ösztöndíj-pályázatra jelentkező diákok szülei vagy törvényes gondviselői

  1. Az ösztöndíj-pályázatra jelentkező diákok szüleire vagy törvényes gondviselőire vonatkozó Adatok tárolására és kezelésére a szülők foglalkozásának kivételével ugyanazok a szabályok vonatkoznak, mint a diákok Adataira. A szülők foglalkozására vonatkozó Adatokat az egyesület határozatlan ideig jogosult megtartani, és jogosult saját céljaira, saját belátása szerint felhasználni. Ezen adatok tárolására és felhasználására a pályázati folyamathoz kapcsolódó statisztikák készítése és elemzése, nyilvános bemutatása, a további pályázatok tervezése érdekében van szükség. A szülőkre vonatkozó Adatok megsemmisítéséről az egyesület nem ad külön értesítést.
  2. A pályázati folyamat keretében az egyesület a jelentkezők által kiválasztott tanároktól a jelentkezőről szóló ajánlást kérhet. Az egyesület fenntartja magának a jogot, hogy a pályázati folyamat során az egyesülethez interneten vagy egyéb módon eljuttatott ajánlásokkal kapcsolatban az ajánlásokat készítő tanárokkal kapcsolatba lépjen, és az ajánlások valódiságát leellenőrizze. A szülők jelen adatvédelmi nyilatkozat elfogadásával egyben az ajánlást készítő tanárokat is felhatalmazzák, hogy az egyesületnek ebben a kérdéskörben felvilágosítást adjanak.

4) Az ösztöndíj-pályázatra jelentkező diákok számára ajánlást készítő tanárok

  1. Az ösztöndíj-pályázatra jelentkező diákok számára ajánlást készítő tanárok Adatainak és az általuk készített ajánlások tárolására és kezelésére - attól az esettől eltekintve, ha az ajánlást készítő tanár a megfelelő négyzet bejelölésével kéri a további kapcsolattartást - ugyanazok a szabályok vonatkoznak, mint a diákok Adataira. A tanárokra vonatkozó Adatok és az ajánlások megsemmisítéséről az egyesület nem ad külön értesítést.
  2. A tanári ajánlásokat az egyesület bizalmasan kezeli, azokat a pályázónak, a pályázó szüleinek vagy iskolájának és egyéb harmadik személyeknek nem adja ki.
  3. Amennyiben az ajánlást készítő tanár a megfelelő négyzet bejelölésével kéri a további kapcsolattartást, az egyesület jogosult a pályázati folyamat keretében megadott adatait a pályázati folyamattal és a jövőbeni pályázati lehetőségekkel kapcsolatos értesítések megküldésére felhasználni.

5) Az ösztöndíj-pályázattal kapcsolatban tájékoztatást kérő érdeklődők

  1. Az ösztöndíj-pályázattal kapcsolatban tájékoztatást kérő érdeklődők adatait az egyesület határozatlan ideig tárolja, és az ösztöndíjpályázat körében saját céljaira és belátása szerint tetszőleges módon használhatja fel. Az egyesület az érdeklődőktől nem kér el olyan Adatokat, amelyek az érdeklődő által kért további kapcsolattartáshoz szükséges mértéket meghaladja.


Az adatkezelési szabályzat letölthető pdf formátumban is.